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Best Practices in den Beschaffungsprozessen

Die Bedeutung von optimierten Beschaffungsprozessen liegt nicht nur in der Absicherung der Versorgung des Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen, sondern auch in der Tatsache, dass die Beschaffung in der Regel neben dem Personal einer der größten Kostenfaktoren des Unternehmens ist.

1.) Best Practice

Unter Best Practices verstehen wir hier die gesicherte Abdeckung aller möglichen Vorgänge im Rahmen der Beschaffung. Dazu gehört die Einführung der folgenden Prozesse:

  • Beschaffungsmarketing (Lieferantenpflege über den Lebenszyklus der Zusammenarbeit mit Lieferantensuche und -qualifikation, Lieferantenüberwachung und -bewertung, Lieferantenevidenz)

  • Bedarfsabwicklung (Regelbasierende Abwicklung von Bedarfsfällen mit Bedarfsanforderung und -freigabe)

  • Beschaffung (Bestellabwicklung und -verfolgung)

  • Wareneingang

  • Rechnungserfassung und formelle Rechnungsprüfung

  • Inhaltliche Rechnungsprüfung

  • Zahlung

  • Reklamation (inhaltliche Reklamation in Bezug auf Lieferung und/oder Leistung, Rechnungsreklamation)

Best Practice Beschaffungsprozesslandkarte

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2. Abbildung der Beschaffungsprozesse in der Betriebswirtschaft

Für die betriebswirtschaftliche Führung der Beschaffungsprozesse ist die genaue Kenntnis des begleitenden Werteflusses entscheidend:

Betriebswirtschaftliche Abbildung der Beschaffung

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Für die Planung und Überwachung der Liquidität und des Budgets ist die frühest mögliche Kenntnis zukünftiger Ausgaben erforderlich. Daher muss bereits mit Erstellung einer Bedarfsanforderung (Bestellanforderung, oft als BANF bezeichnet) ein entsprechendes Obligo erzeugt werden (Anforderungsobligo), welches nach Freigabe der Bedarfsanforderung und Bestellung in das Bestellobligo übergeht.

Das Obligo beschreibt somit durch den Beschaffungsprozess allokierte Budgetmittel, welche noch nicht kostenwirksam sind (das bedeutet geplanter Weise in der Zukunft auszugebende Budgetmittel). Die Gefahr besteht hier, dass auf den entsprechenden Kostenstellen und Kostenträgern oft nur echte Kosten ausgewiesen werden und daher diese eigentlich bereits ausgegebenen Budgetmittel dort noch nicht sichtbar sind (das verfügbare Budget wird somit zu hoch dargestellt).

   

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Zuletzt aktualisiert am 21.09.2022